Organiser l'externalisation de sa force de vente est un moment clé dans la concrétisation d'une vision stratégique. Pour faire le pont entre la conception d'une stratégie et sa mise en pratique effective, une démarche méthodique et structurée est indispensable.
Découvrons ensemble ces étapes primordiales :
Examen et Segmentation du Portefeuille Clients :
Il est fondamental de bien connaître et segmenter son portefeuille clients pour orienter avec pertinence les actions de la force de vente externalisée.
- Profondeur de l'Analyse : Il ne suffit pas de connaître ses clients, mais de comprendre leurs habitudes, leurs besoins, leurs préférences, et leurs potentiels d'achat.
- Segmentation Stratégique : En prenant un exemple concret, une segmentation peut être effectuée sur la base des catégories de produits : produits laitiers, eaux, nutrition spécialisée. Mais elle peut aussi s'orienter selon le profil consommateur : familles, sportifs, seniors, etc.
Sélection de la Couverture par Typologie ou Enseigne :
Adapter sa force de vente à la typologie des clients ou aux enseignes est une stratégie payante.
- Priorisation : Identifiez les clients ou enseignes qui représentent le plus gros potentiel de revenus. Si une marque de cosmétique constate que ses produits phares sont surtout vendus dans les grandes parapharmacies urbaines, alors l'effort commercial peut être intensifié sur ce segment.
- Adaptabilité : Votre stratégie devrait être assez flexible pour s'adapter à la dynamique changeante des marchés. Une enseigne prioritaire aujourd'hui pourrait ne pas l'être demain.
Élaboration des Actions à Entreprendre :
Une fois les segments définis, il est temps de déployer des stratégies spécifiques.
- Stratégies Diversifiées : dans le secteur des technologies numériques par exemple, il s’agirait de mettre en place des kiosques de démonstration pour smartphones dans des centres commerciaux, tout en lançant une campagne de marketing d’influence pour ses téléviseurs haut de gamme. Ainsi la marque fait parler d’elle en communiquant autour de plusieurs produits innovants.
- Retour sur Investissement : Chaque action doit être évaluée en termes de ROI. Une campagne coûteuse n'est justifiée que si elle apporte des résultats tangibles.
- Synchronisation avec les Événements Clés : Par exemple, le lancement d’un produit chocolaté sera à planifier autour d'événements festifs comme Noël ou Pâques pour en maximiser l’impact.
- Répartition Géographique : Assurez-vous que les zones à fort potentiel soient couvertes de manière optimale, en adaptant la fréquence des interventions en fonction des besoins spécifiques de chaque région.
Caractérisation du Profil de l'Équipe Externalisée :
L'adéquation entre le profil de l'équipe externalisée et les besoins de l'entreprise est primordiale.
- Expertise Secteur : Pour une entreprise cosmétique haut de gamme par exemple, il s’agirait de recruter une équipe avec une expertise du secteur, couplée à la connaissance de l’univers du luxe.
- Formation Continue : Le monde évolue, les produits aussi. Il est donc nécessaire d'assurer une formation continue à l'équipe externalisée pour garantir une performance optimale.
- Connaissance de la marque : Au-delà de la connaissance produit, l'équipe doit s'imprégner de la culture et des valeurs de l'entreprise pour les représenter fidèlement.
Pour aller plus loin : Lire l’article “Comment recruter des vendeurs terrains ?”
Évaluation des Besoins Matériels et Équipements :
Il est essentiel de déterminer avec précision les outils et équipements nécessaires pour garantir l'efficacité des équipes externalisées sur le terrain. Ces besoins peuvent varier selon la nature de l'activité et les exigences spécifiques du marché :
- Outils de Suivi de Performance : Ce sont les logiciels ou applications permettant de suivre en temps réel les activités des équipes, l'évolution des ventes, la gestion des leads, etc.
- Véhicules de Fonction : Selon la zone géographique à couvrir et la fréquence des déplacements, des véhicules adaptés (voitures, utilitaires...) peuvent être indispensables. Ils permettent non seulement de se déplacer mais aussi, dans certains cas, de transporter des échantillons ou des marchandises.
- PLV (Publicité sur le Lieu de Vente) : Essentielle pour la mise en avant des produits dans les points de vente. Il s'agit de supports publicitaires tels que les kakémonos, stands, totems, ou présentoirs, qui attireront l'attention des clients potentiels.
- Outils de Mise en Avant des Produits : Ces outils complémentaires à la PLV peuvent inclure des démonstrateurs, des échantillons, des catalogues, ou même des tablettes interactives présentant le catalogue produit en détail.
Chaque élément listé doit être adapté à la stratégie commerciale de l'entreprise et aux besoins spécifiques des équipes sur le terrain pour assurer une opération d'externalisation réussie.
Dimensionnement de l'Équipe de Vente Externalisée :
La taille de l'équipe externalisée doit être proportionnelle à la charge de travail et aux objectifs visés.
- Évaluation des Besoins : Analysez les marchés cibles, le volume des prospects et le potentiel de conversion pour dimensionner adéquatement l'équipe. Pour une entreprise comme Microsoft, lors du lancement d'un produit phare comme une nouvelle version de Windows, la demande sur le marché pourrait exploser. Dans ce contexte, une augmentation temporaire de la force de vente peut s'avérer judicieuse pour maximiser les opportunités.
- Flexibilité : Anticipez les fluctuations saisonnières ou sectorielles pour ajuster la taille de l'équipe en conséquence.
Pour aller plus loin : Lire l’article : “Comment développer une force de vente efficace ?”
Planification rétroactive et organisation :
Cette approche garantit que chaque étape est réalisée dans le respect des échéances.
- Définition de la Date de Fin : Si une entreprise vise un lancement pour une date spécifique, elle doit travailler à rebours pour s'assurer que toutes les étapes préalables sont effectuées en temps voulu.
- Gestion des Imprévus : En planifiant à rebours, vous créez également une marge pour les imprévus, garantissant ainsi une meilleure gestion du temps.
Mise en place de Métriques de Performance :
La mesure est la clé de l'amélioration continue.
- KPIs (Indicateurs Clés de Performance) : Ces indicateurs doivent être définis en amont. Ils pourraient inclure, par exemple, le nombre de ventes réalisées, la satisfaction client ou la capacité à conquérir de nouveaux marchés.
- Revues Périodiques : La fréquence des rencontres pour évaluer ces KPIs doit être déterminée en fonction des cycles internes de l'entreprise, garantissant ainsi une coordination et un ajustement continu des stratégies.
L'externalisation de la force de vente n'est pas une tâche simple. Elle exige une préparation minutieuse pour garantir que chaque action aligne l'équipe externalisée avec la vision globale de l'entreprise.
Lorsque vient le moment de concrétiser l'idée d'externaliser sa force de vente, la recherche du prestataire idéal et la planification budgétaire sont deux étapes incontournables. Elles définissent non seulement la réussite de votre projet d'externalisation mais aussi la qualité du partenariat que vous établirez avec votre prestataire. Analysons ces 2 étapes de plus près !
L'Appel d'Offres : Trouver le Bon Partenaire
Face à l'abondance des offres sur le marché, choisir un prestataire d'externalisation commerciale peut s'avérer être un véritable casse-tête. Voici les critères clés pour une sélection rigoureuse :
- Expertise sectorielle : Il est primordial de vérifier si le prestataire a déjà une expérience solide dans votre secteur d'activité ou circuit de distribution.
- Suivi et Reporting : Un prestataire idéal est celui qui comprend l'importance de vos KPI initiaux, qui sait mesurer vos résultats avec précision et qui peut vous fournir des reportings réguliers.
- Proactivité : Au-delà du respect du cahier des charges, un bon prestataire doit être force de proposition. Peut-il vous proposer des solutions innovantes pour booster vos ventes, comme des techniques de vente modernes adaptées à l'ère du digital ?
La Planification Budgétaire : Une Étape Cruciale
Certes, l'externalisation commerciale est un investissement, mais elle ne doit pas être vue comme une dépense sans contrepartie. L'argent investi doit générer une valeur ajoutée pour l'entreprise. Voici une liste d’éléments à considérer :
- Clarification des Attentes : Avant de fixer un budget, il est essentiel de définir clairement vos besoins et attentes. Est-ce pour toucher une nouvelle clientèle ? Ou bien pour renforcer votre présence sur un marché spécifique ?
- Résultats Attendus : Les objectifs visés influencent fortement le budget. Si l'ambition est de doubler les ventes en un semestre, cela nécessitera sans doute un investissement plus conséquent qu'un objectif de stabilisation des ventes.
- Taille de l'Équipe Externalisée : Plus la force de vente à externaliser est grande, plus le budget sera conséquent. Une équipe de cinq personnes n'aura pas le même coût qu'une équipe de cinquante.
L'externalisation de la force de vente est un projet d'envergure qui mérite une attention particulière lors des phases de sélection et de budgétisation. Adopter une approche méthodique, basée sur des critères précis, garantit un partenariat fructueux et un retour sur investissement optimal.
